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La Plataforma Virtual de CIAM: generando confianza y transparencia con el uso de la tecnología

Artículo publicado en LA LEY

 

LA LEY Mediación y Arbitraje nº 2, abril-junio 2020, Nº 2, 1 de abr. de 2020, Editorial Wolters Kluwer España

El Centro Internacional de Arbitraje de Madrid («CIAM» o «Centro») inició sus actividades el 1 de enero de 2020 y aspira a convertirse en una institución de referencia en arbitraje internacional. CIAM es el resultado de la fusión de la actividad internacional de la Corte de Arbitraje de Madrid, la Corte Civil y Mercantil de Arbitraje y la Corte Española de Arbitraje, a la que se ha sumado el Ilustre Colegio de Abogados de Madrid como socio estratégico. CIAM ha incorporado estos principios en su cultura institucional de manera transversal, y un ejemplo concreto de ello es su Plataforma Virtual de manejo de casos.

 
A pesar de su reciente creación, el Centro tiene la ventaja de contar con una experiencia acumulada de más de 30 años.

Al ser una institución naciente —y no estar condicionada por una historia y tradición determinada— tiene una oportunidad única de ser moderna, innovadora y disruptiva en la escena mundial del arbitraje. Para ello, se guía por los siguientes tres principios rectores:

I.la excelencia en los procesos;
II. la vocación de servicio al cliente;
III. y, la sostenibilidad.

CIAM ha incorporado estos principios en su cultura institucional de manera transversal, y un ejemplo concreto de ello es su Plataforma Virtual de manejo de casos.

La Plataforma es una herramienta tecnológica pionera, que ha sido programada y personalizada a las necesidades del Centro y de sus usuarios (partes, abogados, árbitros, secretarios arbitrales, etc).

Es una interfaz segura y confidencial que permite a los participantes de un procedimiento arbitral acceder a su expediente mediante un login, desde cualquier parte del mundo .

De conformidad con el Artículo 3.9 del Reglamento de Arbitraje del CIAM, las partes pueden acordar que las comunicaciones, así como los documentos que las acompañen, se efectúen únicamente por vía electrónica a través de la Plataforma (1) .

I. EXCELENCIA EN LOS PROCESOS

La excelencia en los procesos se traduce en la constante motivación del Centro de encontrar formas para que los procedimientos que administra sean resueltos de forma eficiente y segura. Al nacer en una era digital, CIAM conoce las necesidades actuales de la sociedad de la información y, sobre todo, las de sus usuarios en cuanto a digitalización.

«We simply cannot go on with this utterly outmoded way of working…Endlessly re‐keying in the same information; repeatedly printing and photocopying the same documents; moving files about, losing all or parts of them in the process… It is a heavy handed, duplicative, inefficient and costly way of doing our work and it is all about to go. Considerably past time, we will finally catch up with the world». Sir Brian Leveson .

Primero, la Plataforma agiliza la comunicación dentro del procedimiento arbitral. Se acabó el envío de documentación pesada por correo electrónico, de problemas para descargar archivos, o de pérdidas de correo, y el riesgo de excluir accidentalmente a un destinatario de la lista de destinatarios o de tener expedientes incompletos.

Ahora todos los participantes tendrán acceso al mismo expediente. La Plataforma Virtual mejora la gestión documental de manera eficiente, pues permite a los participantes del arbitraje cargar, de forma fácil y ágil, toda la documentación relativa al procedimiento (escritos, pruebas documentales, declaraciones testimoniales, informes periciales, órdenes procesales, transcripciones, etc).
Asimismo, los participantes tienen la posibilidad de acceder a la información ordenada y sistematizada en un solo lugar y con el mismo sistema de archivo, accesible de forma inmediata, independientemente de la ubicación del usuario y de su dispositivo de conexión (PC, tableta o teléfono inteligente).

Segundo, la Plataforma genera un ahorro de costes y tiempo. Al almacenar la información de forma digital , las partes economizan el tiempo y los costes de las impresiones, la preparación de expedientes físicos, de discos duros o llaves usb, los envíos certificados internacionales, etc.

Tercero, la Plataforma Virtual genera una cronología del caso y registra los hitos procesales enumerando cuándo y quién envió cada escrito y/o documento. Adicionalmente, contiene el calendario procesal acordado por el tribunal y las partes con los plazos futuros de los siguientes hitos procesales, permitiendo conocer el estado del caso en cualquier momento (por ejemplo, si se encuentra en fase de audiencias o si se espera la presentación de un escrito de alguna de las partes o una decisión del tribunal). Al final del procedimiento, este sistema elabora automáticamente

resúmenes de la historia procesal para su uso en el laudo, y permite a las partes visualizar con mayor claridad dónde surgieron demoras en el procedimiento (de haber alguna).

II. VOCACIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE

La encuesta sobre The Evolution of International Arbitration realizada por la Queen Mary University de 2018 concluye que los usuarios tienen la expectativa de que el rol y los deberes de las instituciones arbitrales evolucione con el cambio de tendencias y se adapte a las necesidades de los usuarios (2) .

CIAM ofrece una alternativa de calidad en la que el servicio al usuario es el elemento inspirador de toda la actividad del Centro. El Centro se esfuerza en ofrecer servicios de punta, innovadores y vanguardistas, empleando todas las herramientas tecnológicas que están a su alcance.

Primero, la Plataforma es de uso fácil e intuitivo, y confiere total transparencia a sus usuarios sobre el desarrollo de sus procedimientos, permitiéndoles visualizar la progresión en tiempo real de su procedimiento arbitral a través de hitos cumplidos, los próximos plazos, y tener un control de los costes y del tiempo trascurrido.

Este flujo constante de información, asegura que los participantes —árbitros, abogados, partes— tengan la tranquilidad de saber en todo momento en qué situación se encuentra el arbitraje y qué pueden esperar. Esta transparencia y previsibilidad reduce el riesgo de que las partes vayan generando sus propias hipótesis, perciban que el proceso es ineficiente o desarrollen sentimientos de frustración.

Segundo, la Plataforma garantiza la seguridad de la documentación compartida. La ciberseguridad y la protección de datos personales es responsabilidad de todos los participantes del procedimiento arbitral (empresas, actores gubernamentales, despachos jurídicos, boutiques de arbitrajes, árbitros, secretarios arbitrales, etc). Al no contar con las mismas tecnologías o protocolos , cada uno de estos participantes podría ser el «eslabón débil» en la cadena de la ciberseguridad. Así, la seguridad de la información en un procedimiento arbitral depende en última instancia de las decisiones y acciones de todos los individuos involucrados. CIAM pone a disposición esta herramienta para que todos los participantes del proceso cuenten, en igualdad de partes, con la misma tecnología y con sus bondades, garantizando que se cumple con la legislación vigente en esta materia.

Además, el proveedor de la Plataforma Virtual de CIAM cuenta con las certificaciones y estándares regulatorios de cumplimiento (3) , ofrece encriptación de nivel bancario, permite autenticación en dos niveles, sigue la guía NIST SP800‐63b (4) y adopta medidas de seguridad sólidas para la protección de datos e información almacenada.

Las medidas de seguridad adoptadas, no solo evitan el robo de información o el hackeo de las cuentas de usuarios, también permiten optimizar la gestión de los arbitrajes internacionales, mejorando la eficiencia de los procesos y garantizando una mayor seguridad y confidencialidad de los mismos. Las Partes de un proceso y sus abogados cuentan con accesos encriptados que garantizan que se identifique en todo momento al usuario y se evite filtraciones de datos y

documentos.

III. SOSTENIBILIDAD

En 2015, los Estados miembros de la ONU aprobaron la Agenda 2030 sobre el desarrollo sostenible, que se basa en 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible («ODS») para asegurar una economía, una sociedad y un planeta más sostenibles. Como nuevo actor en el mundo jurídico y económico internacional, CIAM vela por contribuir a estos objetivos dentro del ámbito que le es propio.

Los ODS 8.2, 8.3 y 8.4 incentivan a (5) :

a) Lograr niveles más elevados de productividad económica mediante el emprendimiento, la creatividad, la innovación y la modernización tecnológica (metas 8.2 y 8.3).

b) Mejorar progresivamente la producción y el consumo eficientes de los recursos mundiales y procurar desvincular el crecimiento económico de la degradación del medio ambiente (meta 8.4).

Siguiendo los ODS mencionados, CIAM ha suscrito iniciativas como el Greener Arbitrations Pledge, que aboga por arbitrajes más ecológicos con prácticas que minimicen el impacto sobre el medioambiente y reduzcan las emisiones de carbono. Uno de los compromisos más importantes de esta iniciativa es «evitar la impresión, solicitar el uso de copias electrónicas en lugar de copias impresas de documentos y promover el uso de legajos digitales en las audiencias» (6) .

La Plataforma es una manifestación tangible del compromiso del Centro con la sostenibilidad, pues es una de las primeras instituciones en poner a disposición de partes y árbitros una verdadera gestión de arbitrajes, en su gran mayoría, sin papel. La administración de procedimientos de forma digital contribuye con la reducción de la huella de carbono y reduce el impacto del arbitraje en el medioambiente. El objetivo de CIAM es facilitar al usuario herramientas tecnológicas para que estos también puedan contribuir a reducir los efectos del arbitraje sobre el medio ambiente de forma fácil y eficiente.
* * *

Eficiencia, transparencia, seguridad, previsibilidad, confianza, sostenibilidad; son numerosos los beneficios de la Plataforma Virtual de CIAM. Queda ahora en manos de las partes —que son las dueñas del procedimiento— el aprovechar las bondades de esta tecnología.

Para más información sobre el funcionamiento del Centro, sus miembros y su forma de operar visiten www.madridarb.com.

________________

(1) Reglamento de Arbitraje CIAM.‐ Artículo 3.9. Las partes pueden acordar que las comunicaciones se efectúen únicamente por vía electrónica utilizando la plataforma de comunicación prevista o habilitada al efecto por el Centro. https://madridarb.com/wp‐ content/uploads/2020/04/REGLAMENTO_CIAM_DIGITAL‐DEF2.pdf.

(2) 2018 International Arbitration Survey: The Evolution of International Arbitration, Queen Mary University of London and White & Case, https://www.whitecase.com/sites/whitecase/files/files/download/publications/qmul‐international‐ arbitration‐survey‐2018‐19.pdf, p. 23 (Acceso: 16 de mayo de 2020).

(3) Éstos son: ISO 27001, ISO 22301, SSAE 16 Type II, ISAE 3402 Type II, FIPS 140‐2 Level 3, Cyber Essentials
+, CSA STAR, HIPAA, GDPR.

(4) NIST Special Publication 800‐63B, Digital Identity Guidelines, https://pages.nist.gov/800‐63‐3/sp800‐ 63b.html (Acceso: 16 de mayo de 2020).

(5) Objetivos de Desarrollo Sostenible, https://www.un.org/sustainabledevelopment/es/economic‐ growth/ (Acceso: 16 de mayo de 2020).

(6) The Campaign for Greener Arbitrations, Guiding Principles, https://www.greenwoodarbitration.com/greenpledge. (acceso: 16 de mayo de 2020).

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